Quy trình tổ chức hội thảo từ A - Z cho một sự kiện thành công
Bạn đang cần lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện hội thảo sắp diễn ra? Bạn không biết quy trình tổ chức hội thảo bắt đầu từ đâu và làm như thế nào? Cùng công ty sự kiện VietSky khám phá những bước tổ chức hội nghị hội thảo đầy đủ và chi tiết nhất qua bài viết dưới đây nhé.
I. Tổ chức hội thảo cần những gì?
Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại đồng thời gia tăng thu hút với những khách hàng tiềm năng. Hoạt động chính của những buổi hội thảo chính là bàn về một vấn đề thực tiễn nào đó, chia sẻ kiến thức ngành nghề, thăm dò ý kiến khách hàng,…
Tổ chức hội thảo sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, phát triển mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao giá trị hình ảnh của doanh nghiệp.
Tổ chức hội thảo như thế nào?
Để sự kiện hội nghị hội thảo được thành công nhất chúng ta cần phải xác định được một số yếu tố như:
- Đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
- Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo là khi nào ở đâu?
- Số lượng khách tham dự
- Chi phí tổ chức cho buổi hội thảo
- Lên kịch bản quy trình tổ chức.
Để hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một cuộc hội thảo chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu các bước để tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo như thế nào nhé.
II. Các bước tổ chức hội thảo chi tiết
1. Xác định chủ đề của hội thảo
Đây là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra trong hội thảo. Bạn cần xác định chủ đề một cách chính xác, cụ thể và rõ ràng để lập kế hoạch tổ chức được đầy đủ và chi tiết nhất.
2. Lập kế hoạch tổ chức hội thảo
Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:
- Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
- Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
- Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?
- Danh sách khách mời gồm những ai
- Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
- Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
- Chương trình của hội thảo
Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.
3. Chuẩn bị cho hội thảo
Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:
- Tạo không sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo
- Đảm bảo cách trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức.
- Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ
- Khẩu hiệu chào mừng được treo ở nơi tiếp đón khách mời
- Treo banner, backdrop thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
- Trưng bày những sản phẩm của mình để tăng cơ hội giao thương
- Phát thư mời cho khách mời.
4. Tổ chức hội thảo
- Tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo
- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
- Khai mạc hội thảo và điều phối hội thảo diễn ra theo như kịch bản của sự kiện.
5. Kết thúc chương trình hội thảo
- Bế mạc chương trình
- Tặng quà lưu niệm
- Ghi biên bản hội thảo
6. Thông báo kết luận của hội thảo
- Xử lý thông tin hội thảo
- Bạn cần đánh giá nội dung hội thảo
- Kiến nghị các đơn vị, tổ chức dự hội thảo về nội dung đã thảo luận trong hội thảo
7. Đánh giá kết quả hội thảo
Bạn có thể đánh giá những hiệu quả của buổi hội thảo dựa vào số người đã đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.
Sau khi bạn đã nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, ngay lập tức bạn đã có thể bắt tay vào công đoạn chuẩn bị cũng như điều phối tổ chức một cách dễ dàng.
III. Kinh nghiệm tổ chức hội thảo
1. Lên chủ đề cho chương trình
Bạn lên chủ đề và ý tưởng tốt là điều vô cùng quan trọng khi bạn tổ chức hội nghị hội thảo. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng phải tế hiện được thông điệp và mục đích chương trình. Giúp khách mời tham dự có thể thấy được nhưng lợi ích khi tham gia.
2. Hãy mời những khách mời chuyên gia để tạo sự tin tưởng
Bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn, người này sẽ giúp bạn tạo được uy tín và sự tin tưởng cho chương trình. Đồng thời nó rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao.
Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia để mọi người phối hợp một cách ăn lý nhất nhé.
3. Lựa chọn địa điểm phù hợp
Không gian tổ chức hội thảo cũng là một việc cần chú ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian phải đáp ứng được quy mô hội thảo. Đồng thời người tổ chức cũng cần phải tìm hiểu rõ về những tiện ích đi kèm như sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh để có thể dự trù kinh phí và bổ sung những vật dụng cần thiết.
4. Lấy thông tin khách mời tham dự
Mục đích chính của hội thảo chính là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc lấy thông tin của khách mời tham dự chính là một khâu khá quan trọng. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như: sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền form online,…
5. Truyền thông cho sự kiện
Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp hội thảo của bạn được thành công và nhiều người biết đến hơn. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu . Bạn cần xác định được thời gian truyền thông là khi nào? Thông thường các hoạt động truyền thông nên diễn ra khoảng 1 - 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức.
Như vậy công ty sự kiện VietSky đã giới thiệu đến bạn bản quy trình tổ chức hội thảo chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn chuẩn vị và tổ chức hội nghị hội thảo thành công nhất. Mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực nhất. Mọi câu hỏi liên quan bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp tốt nhất nhé. Chúc cho buổi hội thảo của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
